Het is tijd voor een goede eenduidige administratie van ICT kosten!

Ik doe op dit moment een opdracht voor een klant waarbij een TCO analyse (Total Cost of Ownership) onderdeel is van de activiteiten. Met deze TCO analyse kan een vergelijking worden gemaakt met branche genoten en met bevindingen die o.a. Gartner jaarlijks doet. Maar de TCO analyse kan ook uitstekend worden gebruikt bij het vergelijken van de huidige ICT kosten met de kosten die betaald moeten worden voor een vergelijkbare Cloud service. De uitdaging met een TCO analyse is dat je soms appels met peren aan het vergelijken bent. Maar nog moeilijker wordt het als de wijze waarop kosten en investeringen geboekt worden, niet eenduidig is.

TCO Analyse

Bij een TCO analyse draait het natuurlijk om de kosten voor hardware, software en de services die je als ICT afdeling verleend. Maar hoort daar dan de telefonie ook bij? En de kopieerkosten? En hoe ga je om met de kosten en afschrijvingen van software? Ik heb gemerkt dat er veel verschillen zijn in hoe bedrijven dit nu administreren. Zo wordt telefonie en kopiëren als kosten toegerekend aan de gehele organisatie en geboekt bij de organisatiekosten. Logisch, want zo deden we het 10-20 jaar geleden ook al. Maar tegenwoordig hebben we steeds meer multifunctionals die kopieren, printen en scannen. En dan is het een service die door de ICT afdeling wordt geleverd en onderhouden. Dus zouden de kosten ook volledig bij de ICT afdeling horen. Het zelfde geldt voor telefonie. In steeds meer gevallen is dit een VoIP centrale die dus volledig geïntegreerd is in de ICT architectuur. Bij software zie je dat de aanschaf van software meestal als directe kosten worden gezien in plaats van afschrijvingen. En in kleinere organisaties wordt er geen onderscheid gemaakt tussen de generieke kantoorautomatiseringssoftware (Office) en de bedrijfsspecifieke software (CRM, ERP e.d.). Alles gaat op de grote hoop.

Nog veel lastiger wordt het al met kosten voor inhuur van specialisten. Als de ICT manager niet aangeeft waar deze kosten betrekking op hebben, kunnen kosten die eigenlijk toebehoren aan de ERP software, makkelijk op één hoop worden geveegd met de kosten voor de totale infrastructuur. En ga dan nog maar eens een benchmark uitvoeren….

Return on Investment

TCO en ROI is op dit moment weer erg actueel omdat het je kan helpen bij het vergelijken van kosten en investering (Opex en Capex) van traditionele on-premise ICT en Cloud Services. Bij Cloud Services doe je immers nauwelijks meer investeringen maar betaal je maandelijks achteraf voor het verbruik van bepaalde diensten. Als je deze maandelijkse kosten wilt vergelijken moet je wel de beschikking hebben over cijfers die, liefst per ICT dienst, inzage geven in de kosten die er tot nu toe werden uitgegeven. Dus als je alle software (KA, ERP, Website, e.d.) op één hoop hebt geveegd, is het zeer lastig om deze cijfers te vergelijken met die van de aangeboden Cloud Services. Het begint dus met een goede administratie. Doe daarom het volgende. Verdeel de ICT in 5 onderdelen:

1. Generieke ICT diensten (KA), bestaande uit servers en werkplekken voor file- en printservices, email, office e.d. Maak onderscheid tussen activa (afschrijvingen) en kosten (vaste en variabele) en verdeel de kosten over verbruikskosten, onderhoudskosten, inhuur specialisten voor projecten en implementaties e.d. Ena ls je het echt goed doet, vermeld dan ook de energiekosten!
2. Specifieke ICT diensten (ERP), bestaande uit servers (database, web, applicatie) en software. Maak ook hier onderscheid tussen afschrijvingen en kosten. Vermeld specifiek de kosten voor inhuur specialisten en ook software development. Ook als je dit in eigen huis doet. Dan zijn er immers personele kosten verbonden aan development.
3. Personele kosten voor operationeel beheer van bovenstaande diensten. Dus alle mensen die op de loonlijst staan of ingehuurd zijn voor het onderhoud.
4. Management en overheadkosten, ook als er geen directe ICT manager is kan er toch sprake zijn van gedelegeerde verantwoordelijkheid aan bijv. een CFO o.i.d. Neem in dat geval een deel van zijn kosten en reken deze toe aan ICT management. Overhead kosten zijn de kosten die bijvoorbeeld toegerekend worden aan kantoor, administratie e.d.
5. Telefonie en datacommunicatie kosten. Hieronder vallen uiteraard de activa voor de telefooncentrale maar je kunt hier ook de netwerk en Internet kosten onder laten vallen.

Door op deze manier te administreren heb je meer details die je straks goed kunt gebruiken voor een benchmark tussen branchegenoten of voor een vergelijkend waren onderzoek naar leveranciers van on-premise en cloud services. Echte appels met appels dus! Hulp nodig? Een afspraak maken is zo gedaan en het kost je slechts een kop koffie.