Creatieve Vernietiging van applicaties om ICT te verbeteren

Onlangs had ik een leuk gesprek met Mark Slooff van Outsystems over het product Agile dat zij op de markt brengen. Het gesprek ging natuurlijk over de eigenschappen van Agile maar ook over hoe de markt zich op dit moment ontwikkelt en hoe bedrijven daarmee omgaan. Dat Agile een product is met een forse groei potentie heeft alles te maken met de strategie, of juist het ontbreken er van, die bedrijven hanteren ten aanzien van het wijzigen van hun applicatie landschap.

Een favoriete tweet van mij is “In tijden van crisis moet je niet blijven sleutelen om het beter te maken. Stoppen, weggooien en opnieuw beginnen. Dat is change”. Ik kreeg daar enkele reacties op met de vraag wat ik bedoelde en hoe ik dat dan zag. Als antwoord gaf ik dat ik er nog op terug zou komen. Nou, belofte maakt schuld en met het gesprek van gisteren in mijn hoofd over applicatiestrategie zal ik in dit artikel proberen uit te leggen wat ik bedoelde.

Wij leven op dit moment in een economisch slechte periode. Het gaat alleen nog maar over bezuinigingen en het faillissement van Europa. Bedreigingen zullen we het maar noemen. En ik heb geleerd dat achter elke bedreiging een kans zit. Maar je moet hem zien.

Stel dat je IT Manager of CIO bent en je hebt een groot applicatie landschap in de lucht te houden dat al vele jaren draait. Ooit begonnen als een prachtige belofte van een ERP leverancier dat je er alles mee kon, is het in de loop der jaren een verzameling geworden van spaghetti door telkens functionele wensen van de organisatie te vertalen naar maatwerk, scripts, procedures, datawarehouses, reports, Excel sheets, BI en noem alles maar op. En nu wil de business ook nog mobiele of Internet ontsluiting en het feest is compleet. Het ERP systeem is een gedrocht geworden en kan eigenlijk geen kant meer uit, laat staan binnen een korte termijn. Wat doe je dan?

De meeste IT Managers of IT Directeuren blijven sleutelen en schaven want, zo stellen zij, het is ondoenlijk om het op een andere manier te doen. Vergelijk het met de politiek waar men telkens nieuwe bezuinigingen voorstelt (pleiters plakken) terwijl men de oorzaak en de oplossing van het probleem maar voor zich uit schuift. Hoe zou je “stoppen, weggooien en opnieuw beginnen” kunnen toepassen op het Pensioenakkoord? Of de CO2 of BPM belasting voor auto’s? Mark McDonald, een vooraanstaand onderzoeker en publicist van Gartner noemt het een vorm van Creative Destruction. Hij zegt dat het doel van creative destruction moet zijn het vernietigen van bestaande manieren van werken om daarmee middelen, tijd en geld vrij te maken om nieuwe dingen te kunnen doen. Eerst moet je stoppen met de dingen die je doet voordat je opnieuw kunt beginnen. Overigens is de term Creative Destruction ooit beschreven door Karl Marx en Joseph Schumpeter waarbij de laatste het uitlegde als een methode om economische vooruitgang te verkrijgen door radicale innovatie.

Ik zal je een voorbeeld geven. In één van de bedrijven waar ik een interim klus heb gedaan, was een team systeembeheerders verantwoordelijk voor het oplossen van incidenten in de infrastructuur. De infrastructuur was dermate complex dat het aantal incidenten dat dagelijks binnenkwam te veel was voor de beheerders. Men liep al maanden achter de feiten aan en incidenten bleven daardoor te lang openstaan wat ontevreden klanten en derving van inkomsten tot gevolg had. Crisis dus. Normaliter zou de manager van de afdeling ervoor kiezen om gewoon méér beheerders aan te stellen (=kosten verhogen). Of hij zou ervoor kunnen kiezen de hele infrastructuur te vervangen waardoor de complexiteit zou afnemen. Maar dat zou een enorm project opleveren dat niet op korte termijn kon worden gestart. Overigens zou ook het rekruteren en het inleren van nieuwe beheerders een lange tijd duren terwijl de business nú verandering eiste.

Ik stelde een creatieve en radicale methode voor: van de een op de andere dag stoppen met het oplossen van alle oude incidenten (honderden!). Afsluiten, archiveren en niet meer naar kijken. Nieuwe meldingen werden nog wel aangenomen en zouden binnen de SLA worden opgelost. Boze ontevreden klanten werden door mij persoonlijk bezocht en ik legde de situatie aan hen uit. Dat leverde veel begrip en goodwill op, dat overigens alleen uitbetaald werd als deze aanpak ook daadwerkelijk tot beter resultaat zou leiden. En dat deed het. Door de vrijgekomen resources ging het hele team aan de slag met Problem Management en Change Management. Binnen enkele weken nam het aantal nieuwe incidenten scherp af en binnen 2 maanden was het incident management proces onder controle en werden SLA’s weer behaald. De klanttevredenheid steeg weer.

Een ander voorbeeld. Een relatie van mij vroeg mij om raad bij de stappen die hij moest ondernemen om klanten van een bepaald applicatie platform te laten migreren naar een nieuwe omgeving. Hij had in de voorbije jaren zijn klanten herhaaldelijk geadviseerd om upgrades uit te laten voeren maar daar waren telkens diverse redenen voor om dat besluit uit te stellen. Het platform waarvoor hij verantwoordelijk was kon niet langer onderhouden worden en de verouderde applicatie die in eigendom was bij de klanten kon niet zondermeer over gezet worden op een nieuw platform. Hij voorzag grote kosten en vele discussies over wie de migratie moest betalen. Ik gaf hem een simpel maar duidelijk antwoord. Zeg de overeenkomst met de klanten per direct op en geef hen de kans om binnen 12 maanden een alternatief te zoeken. Heeft de klant niet het initiatief genomen, jammer, dan vervalt de service.

Dit laatste kom ik trouwens wel vaker tegen, vooral bij overheidsorganisaties die soms geen notie hebben van het aantal aangeschafte toepassingen. In sommige gevallen kunnen dit wel honderden toepassingen zijn! Je kunt je voorstellen wat het effect is als je een werkplekplatform moet migreren naar bijvoorbeeld Windows 7 of Citrix en tegelijkertijd al die applicaties moet blijven ondersteunen. Dat kan gewoonweg niet. Maak dan arbitraire regels die bijvoorbeeld stellen dat als de toepassing minder dan 5 gebruikers heeft of geen meetbare bijdrage levert aan een bepaalde publieksdienst, deze niet meer geleverd zal worden.

Er is lef voor nodig om zo’n creatieve en/of radicale methode toe te passen. Het heeft ook wel iets met strategie te maken: kiezen wat je NIET doet. En daar dan duidelijk over communiceren. Van pappen en nathouden wordt niemand gelukkig. Ik heb in al die jaren nog geen bedrijf of instelling zien omvallen die het aandurfde om zulke besluiten te nemen.

Terug naar de discussie met Mark Slooff over Agile. Een trend die waarneembaar is als het gaat om applicatie strategie is dat bedrijven geen trek meer hebben in uitgebreide ERP implementaties. De business veranderd op dit moment zo snel dat er eenvoudigweg geen tijd meer is om te wachten totdat een IT afdeling het ERP systeem productierijp in de lucht kan brengen. En ook gedurende de exploitatie van het ERP systeem kunnen business eisen sterk veranderen of zelfs tot nieuwe business modellen leiden, waardoor snelheid en flexibiliteit van software belangrijk wordt. Hoe snel denk je dat een marketing afdeling een Mobile App wil ontwikkelen die consumenten de mogelijkheid geeft om bestellingen online te plaatsen? Zij willen meeliften op de rage die de iPhone nu veroorzaakt. Het Engels woord hiervoor is Agile en vandaar dus de naam die Outsystems koos. Zij claimen veel sneller een bepaalde functionaliteit te kunnen opleveren dan we gewend zijn met traditionele software en/of ontwikkeltools. En dat kan in plaats van de ERP software of in veel gevallen samen met de bestaande ERP software. Agile is dan trouwens niet het enige product dat dit kan. Ook Mendix en Cordys bewegen zich in dit speelveld naast andere spelers.

Interessant wordt het ook met het oog op Cloud implementaties. Kies je voor een standaard out-off-the-box SaaS oplossing die je niet meer kunt aanpassen of kies je voor een ontwikkelplatform (PaaS) dat meer ruimte en mogelijkheden biedt. En wat als jouw software leverancier zelf nog geen strategie heeft ontwikkeld rondom Cloud, nieuwe interfaces als Android, iPad of Windows 8? Het is dan maar de vraag of die leverancier over 5 jaar nog wel bestaat. Of wat dacht je van Novell of DOS applicaties? Stoppen, saneren en streep erdoor!
Het zijn strategische keuzes die je zult moeten nemen om de behoefte aan business ondersteuning op korte en langere termijn te blijven waarborgen. En enig pragmatisme en lef is benodigd om creatieve vernietiging toe te passen. “In tijden van crisis moet je niet blijven sleutelen om het beter te maken. Stoppen, weggooien en opnieuw beginnen. Dat is change”.